Une maquette de courrier (ou document type) permet d’utiliser un document générique pour l’ensemble de vos patients. Cette maquette contient à la fois la mise en forme du texte, des informations constantes ainsi que des variables (la date du jour, les nom, prénom et adresse du patient, par exemple), enregistrées sous forme de champs d’intégration. A chaque création d’un courrier pour le patient, vous n’aurez donc pas besoin de modifier manuellement ce document.
Important : pour pouvoir utiliser le module « Courriers », le logiciel de traitement de texte Word doit être installé sur votre poste.
Pour créer une maquette de courrier, suivez le chemin ci-dessous :
Page d’accueil > Paramétrage > Courrier > Documents types
Une fois sur la fenêtre :
- Sélectionnez le paramètre de création du document type :
- « Document libre » : création à partir d’une page blanche.
- « Utiliser le modèle suivant » : appuyez sur « … » pour sélectionner le document par défaut qui sera utilisé pour toutes les prochaines créations.
- « Utiliser comme modèle le document sélectionné » : création à partir du courrier sélectionné dans la liste en dessous.
- Cliquez sur « Créer le document type ».
Une fois sur cette nouvelle fenêtre, remplissez les informations importantes ci-dessous :
- Le nom du document : code de 8 caractères maximum, sans espaces et sans caractères spéciaux.
- Le résumé : libellé du document.
- Le destinataire : permet au logiciel de savoir quelles informations doivent être récupérées dans la fiche du patient (le destinataire du patient, du responsable financier, du correspondant, etc.).
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Les informations restantes sont pré-renseignées à la création du document et permettent, notamment, la sélection de la configuration de l’imprimante (portrait, paysage, recto-verso, etc.).
Attention : vérifiez que l’option « Sauvegarder le courrier fait au patient » est bien cochée. Cela permet de conserver, dans le dossier du patient, un historique des documents créés.
- Le logiciel de traitement de texte Word s’ouvre. Il vous reste à rédiger le courrier souhaité avec la possibilité d’ajouter des champs d’intégration, des images du patient (photos et radios) et des images libres (signature, logo, plan du cabinet, etc.).
Note 1 : une fois créée, il sera toujours possible de modifier les caractéristiques ainsi que le contenu (texte, images, champs d’intégration, etc.) de votre maquette de courrier.
Note 2 : il est possible d’importer un document réalisé en dehors du logiciel pour ensuite l’utiliser comme maquette de courrier.
Astuce : il est conseillé de configurer les boutons raccourcis (sous forme de groupes) pour accéder plus rapidement à votre courrier depuis le dossier du patient.
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Cet article a été créé par admin le 30 juillet 2019.