L’ouverture exceptionnelle avec planification consiste à réserver une plage horaire à la prise de certains types de rendez-vous, en utilisant des familles, ce que ne permet pas l’ouverture exceptionnelle classique (la plage étant ouverte sans distinction de natures de rendez-vous : pour ce dernier cas, veuillez consulter la FAQ « Comment ouvrir une journée exceptionnellement dans mon planning ? »).
Pour ajouter une ouverture exceptionnelle, suivez le chemin ci-dessous :
Page d’accueil > Paramétrage > Modules > Rendez-vous > bouton « Modification Carnet Rendez-vous »
- Définissez la période de date concernée par l’ouverture avec planification.
- Choisissez l’option « Avec le modèle d’un jour choisi ».
Dans notre exemple, nous décidons d’ouvrir exceptionnellement la journée du samedi 21 septembre (habituellement fermée) sur le modèle d’un samedi ouvert avec des planifications. Cette option permet de gagner du temps en évitant de recréer le modèle du samedi manuellement. - Choisissez le fauteuil concerné par l’ouverture planifiée.
Important : si vous sélectionnez « Tous » dans le menu déroulant, le modèle choisi sera appliqué à tous les fauteuils. Autrement dit, si chaque fauteuil doit avoir un modèle d’ouverture différent, il sera nécessaire de reprendre les étapes 3 à 9 autant de fois qu’il y a d’horaires spécifiques pour chaque fauteuil. - Cliquez sur « Modèle ».
Important : s’il existe déjà des ouvertures sur le fauteuil sélectionné, elles seront écrasées au profit du modèle choisi.
- Choisissez le modèle, à savoir l’activité (la semaine type) et le fauteuil associé.
Dans notre exemple, nous prenons l’activité intitulée « Avec samedi » avec le fauteuil 1 (en référence au choix de fauteuil fait à l’étape 3). - Sélectionnez l’onglet correspondant au jour précis de la semaine sur lequel se baser.
Dans notre exemple, nous prenons le samedi pour répondre à notre objectif initial.
Note : il est tout de même possible de se calquer sur la trame d’un autre jour de la semaine.
- Cliquez sur « Sélectionner ».
- Vérifiez que le modèle est bien conforme à vos attentes, chaque brique correspondant à un créneau de 5 minutes.
Comme la légende à droite de l’écran l’indique :
- un créneau grillagé correspond à une plage fermée.
- un créneau marqué d’une lettre correspond à une plage réservée aux natures de rendez-vous qui composent la famille.
- un créneau vert correspondant à une plage ouverte à tout type de rendez-vous.
- les rendez-vous déjà dans le planning, immobilisations et blocages sont matérialisées de leur couleur respective : rose pour le premier et gris pour les deux derniers.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider le modèle appliqué dans le planning.
Pour ajuster un modèle appliqué :
Pour les étapes suivantes, le but est de reprendre notre exemple à l’étape 8, précédant l’enregistrement pour y appliquer des modifications supplémentaires.
- Choisissez si vous souhaitez ouvrir ou fermer un créneau. Ici, nous prenons pour exemple l’ouverture.
- Définissez le créneau concerné par la modification.
- Choisissez la famille dans le menu déroulant, s’il s’agit d’une ouverture planifiée. Si vous souhaitez ouvrir à toute nature de rendez-vous (pas de planification), laissez le menu déroulant vide.
- Cliquez sur « Dessiner » afin d’appliquer la modification. Dans notre exemple, des briques marquées de la lettre D vont apparaître au niveau de l’encadré rouge du créneau de 13h30 à 14 heures.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- m.vicente on 22 juillet 2020 à 13 h 17 min
Cet article a été créé par admin le 12 août 2019.