Comment mettre en place des prélèvements SEPA ?

Dans votre logiciel, le système des prélèvements est basé sur le responsable financier du patient.

Pour mettre en place le paiement par prélèvement pour un patient donné, demandez un RIB au responsable financier.

• Ouvrez la fiche administrative du patient, onglet « Responsables ».
• Choisissez un responsable financier si ce n’est pas déjà fait, puis ouvrez la fiche du responsable financier, bouton « Modifier la fiche ».

1. Allez dans l’onglet « Prélèvement SEPA ».
2. Cochez la case « Utiliser les prélèvements SEPA ».
3. Renseignez le jour du prélèvement.
4. Indiquez quand les échéances doivent débuter.

Ci-dessous le détail des options disponibles :

Toutes les échéances du 1^er au dernier jour du mois seront prélevées le même mois au jour indiqué.Si le jour du prélèvement est le 5, toutes les échéances du 1^er au 31 janvier seront prélevées le 5 janvier.

Note : Il est possible de paramétrer finement la date de prélèvement en fonction de la date de chaque échéance. Cependant ce paramétrage est à réserver aux utilisateurs avertis car si il n’est pas bien compris, cela peut amener de la confusion et des erreurs de règlements. Dans la plupart des cas, on privilégiera donc la première option : « du mois en cours ».

5. Renseignez l’IBAN et le nom de débiteur SEPA (titulaire du compte à débiter).
6. Cliquez sur enregistrer.
7. Ouvrir la fenêtre de gestion des mandats bouton : « Liste des mandats ».

• Cliquez sur « Nouveau ». Si le responsable financier possède plusieurs patients, une liste s’affiche permettant de sélectionner le patient pour lequel on veut créer le mandat. La RUM (Référence Unique de Mandat) est alors automatiquement générée et le mandat créé. Cliquez ensuite sur le bouton « Aperçu » afin d’imprimer le mandat.
• Si le responsable financier est présent, lui faire signer le mandat, le scanner et renseigner immédiatement la date de signature (Bouton « Valider »), sinon lui envoyer le mandat et renseigner ultérieurement la date de signature. La date de signature est très importante : il n’est pas possible d’envoyer de prélèvement sans qu’elle soit renseignée.
• Cliquez sur « Enregistrer » pour sortir de la fenêtre puis revenir à la fiche administrative.

Note : Il est possible d’éditer le mandat même si l’IBAN du responsable financier n’a pas été renseigné. Dans ce cas, une indication est ajoutée au mandat invitant le responsable financier à joindre un RIB au mandat signé. Il faudra dans ce cas ne pas oublier de renseigner l’IBAN dans la fiche du responsable financier à réception du mandat signé.

Toujours dans le fiche administrative, dans l’onglet « Options », cocher la case « Prélèvement bancaire ».

Note : Le paramétrage du prélèvement étant basé sur le responsable financier, toute modification affectera l’ensemble des patients du responsable.

• L’édition de l’état d’échéancier prend en compte automatiquement le fait que le patient soit en prélèvement et affiche dans ce cas :
  • Une colonne supplémentaire comportant la date de prélèvement (pour chaque échéance en prélèvement, non réglée).
  • L’ICS du praticien et la RUM en dessous du tableau.
• L’édition d’un courrier d’échéancier nécessite la création d’un courrier type dédié à l’aide des différents champs d’intégration.

Génération du fichier de prélèvements

La génération du fichier de prélèvements consiste à rechercher toutes les échéances qui sont à prélever pour une période donnée et à générer le fichier XML à envoyer à la banque.

Note : Il est conseillé d’effectuer cette génération au minimum une fois par mois, au plus tard une semaine avant la date des premiers prélèvements.

Par exemple : pour un cabinet ne proposant que les dates du 5, 15, 20 ou 25 comme jour de prélèvement, il faudra générer les prélèvements de février au plus tard le 29 janvier. Attention aux jours fériés qui ne sont pas comptés dans le délai, il sera préférable de générer les prélèvements de janvier au plus tard le 28 décembre si l’on veut être sûr que les prélèvements soient prélevés à la date indiquée.

Pour effectuer la génération du fichier XML dans Ortholeader

Ouvrir la fenêtre d’envoi des prélèvements :
Page d’accueil > Gestion courante > Honoraires > Prélèvements SEPA

Sélectionner les critères de recherche :

1. Choisissez le praticien pour lequel vous voulez envoyer les prélèvements (en cas de multi-praticien).
2. Indiquez la période à partir de la quel le prélèvement doit commencer (la plupart du temps : « mois prochain »). Si la date du prélèvement se trouve un jour non ouvré (exemple : si le 5 est un dimanche), le prélèvement sera effectué le jour ouvré suivant (le lundi 6) sans demande particulière : c’est directement géré par les banques..
3. Cliquez sur rechercher.
4. Toutes les échéances devant être prélevées dans la période sont alors affichées sous 2 rubriques : les prélèvements prêts à générer et les prélèvements en erreur.
5. Dossier dans lequel sera créé le fichier XML.
6. Envoyer le fichier XML à la banque : le fichier est automatiquement nommé avec :
   • Le nom du praticien
   • Le nom de la banque
   • La date et l’heure de la génération

Attention : Corriger les erreurs éventuelles puis relancer la recherche.

Précautions d’utilisation :

• La génération est une opération irréversible, il n’est pas possible de l’annuler ultérieurement. Il est donc très important d’être certain que tous les prélèvements sont corrects avant d’effectuer la génération.
• Les prélèvements qui comportent des erreurs ne seront pas inclus lors de la génération: il est donc indispensable de corriger les erreurs et de refaire une génération au moins une semaine avant la date des prélèvements en erreurs.
• Il n’est pas possible de reporter un prélèvement. Il est donc très important de gérer avec rigueur les acomptes prévus pour les échéances en prélèvement. En effet, si un acompte n’est pas prélevé pour une raison ou pour une autre et que le dossier n’est pas modifié, le montant de l’acompte se retrouvera dans le solde (à l’issue de la période).

Exemple : pour un semestre de 600€ arrivant à échéance le 05/06, 5 acomptes sont créés afin de procéder à 6 prélèvements :

• 14/01 Acompte n°1     100 €
• 14/02 Acompte n° 2    100 €
• 14/03 Acompte n°3     100 €
• 14/04 Acompte n° 4    100 €
• 14/05 Acompte n°5     100 €
• 14/06 Solde                    100 €

Si, par exemple, l’acompte du 05/02 n’est pas généré, les acomptes suivants seront prélevés correctement, par contre le solde sera de 200 € : problème pour le patient qui sera débité 2 fois plus sans être prévenu !

Dans ce cas il est conseillé : soit de demander un règlement par un autre moyen pour l’acompte manqué, soit de recalculer les acomptes afin de répartir le montant de l’acompte manqué sur les prélèvements restants.
Dans notre exemple :

• 05/01 Acompte n°1     100 €
• 05/02 Acompte n° 2    Manqué
• 05/03 Acompte n°3     125 €
• 05/04 Acompte n° 4    125 €
• 05/05 Acompte n°5     125 €
• 05/06 Solde                    125 €

Attention : Dans ce cas le cabinet est tenu d’avertir le patient en lui envoyant (ou en lui donnant) l’échéancier mis à jour.

• m.durand on 13 février 2024 à 16 h 19 min
• m.durand on 13 février 2024 à 16 h 19 min [Sauvegarde automatique]
• m.durand on 11 juin 2020 à 10 h 04 min

Cet article a été créé par admin le 26 février 2020.